Un sistema administrativo es una red de procesos cuyo propósito es promover el cumplimiento de los objetivos de una organización. El sistema tiene como objetivo que los recursos de la organización en cuestión sean administrados de manera eficiente.
Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser respetados por los integrantes de una empresa. Esta compleja red está integrada en la propia estructura de la empresa y permite que cada paso que dé cualquiera de sus miembros apunte hacia los mismos fines.
Utilizar un sistema administrativo para gestionar la empresa trae beneficios en el mediano y largo plazo. Ayuda desde el control de flujo de caja hasta la relación con los clientes. Los procesos tienden a ser más simples cuando son automatizados. Sin embargo, es importante prestar atención para hacer la elección correcta del sistema administrativo para no desperdiciar dinero.
Para mejorar la gestión de una empresa, es preciso prestar atención a dos tipos de sistemas administrativos principales: ERP «Planificación de Recursos Empresariales» y CRM «Administración de la relación con el cliente».
Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
El ERP ayuda a calcular cuántos recursos, como: materia prima, insumos, etc… son necesarios para la ejecución de las actividades de la empresa en un determinado tiempo. De esta manera, se pueden controlar los costos y evaluar el progreso de los proyectos.
Administración de la Relación con el Cliente (CRM)
El CRM permite registrar todos los contactos de la empresa con tus clientes. Este tipo de sistema administrativo almacena datos como: la última compra realizada y el volumen comercializado durante un determinado periodo, entre otros hábitos del cliente. De esta manera, es posible fortalecer la relación con los clientes y analizar el rendimiento de los vendedores.
Ventajas de utilizar sistemas administrativos para las actividades de la empresa:
- Posibilita el reconocimiento de los problemas.
- Automatización de procesos.
- Planificación del ciclo de vida de los productos.
- Centralizar el control y administración.
- Evitar problemas operacionales.
- Obtener una visión amplia de la organización.
- Garantizar la fluidez y eficacia de los procesos.
- Reducir costos y aumentar la productividad.
- Fortalecer la administración a largo plazo.
Cómo seleccionar el sistema administrativo adecuado
El consultor empresarial Jeremy Marsan, en un artículo del portal Fits Small Business explica que: es fundamental encontrar un sistema que cumpla los requisitos deseados, sin adoptar un proceso demasiado complejo.
“Si tu sistema es muy complicado, es probable que tus trabajadores rechacen la innovación. Además, mientras más completo es el sistema, más caro será y más tiempo necesitarás para aprender a operarlo”.
Se deben analizar los recursos técnicos que se necesitan y el precio de cada sistema. De esta manera, la encontrar el mejor costo-beneficio para los requerimientos de la empresa.
Si se quiere evitar ocupar memoria en el dispositivo, se puede recurrir a sistemas online (almacenados en la nube). Lo que ahorra recursos y permite la asistencia técnica remota. La disponibilidad de soporte es otro criterio importante para escoger el sistema administrativo.
Luego, es importante evaluar el tema de la seguridad. El sistema administrativo debe ser tan robusto como sea posible, presentando el mínimo de vulnerabilidades. Además, debe ofrecer recursos como copias de seguridad y garantizar la estabilidad de la información.
Es importante también evaluar la posibilidad de personalizar el sistema. Mientras más adaptable sea el sistema a las necesidades de la empresa, mejor.
Por último, se debe evaluar la simplicidad y a la facilidad de operación. Nadie quiere implementar un sistema complejo y de difícil aprendizaje. Ya que puede tener un efecto negativo entre los trabajadores.
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